11.4.2011 Aloite: Vantaan kaupungin hankkeiden (projektien) hallinnan kehittämiseksi

Esitämme virkamiesvalmisteluun Vantaan kaupungin hankkeiden aloituskäytännön yhdenmukaistamista ja vakioimista. Samalla otetaan käyttöön projektisalkun hallinta toimialoittain.

Muutos mahdollistaa projektien paremman arvioinnin, seurannan ja tarjoaa hyvän suunnitteluaineiston uusille projekteille.
Ehdotamme hankkeen aloituskäytännöksi alla kuvattua menettelytapaa:

- tilaaja määrittelee tarpeen projektien valintaryhmälle
- projektiehdotukselle tehdään esiselvitys (tuleva projektipäällikkö ja projektin omistaja)
- Myönteisen esiselvityksen tulosten perusteella projektipäällikkö ja projektin omistaja keräävät taustatiedot ja laativat projektiehdotuslomakkeen
- projektiehdotuslomake hyväksytään ko. toimialan lautakunnassa
- projektin toteutusta valvotaan projektin suorituksen aikana, päävaiheiden valmistuminen raportoidaan keskitettyyn projektihallintaan ja –valvontaan
- projektin päätyttyä projekti katselmoidaan ja arvioidaan

Projektiehdotukseen kerätään vähintään seuraavat tiedot:
- hankkeen yksilöivä nimi
- lyhyt kuvaus
- tavoite
- hankkeen kohderyhmä
- tavoiteltavat hyödyt hankkeen kohderyhmälle
- kokohankkeen aloitus- ja päättymispäivämäärät
- kokonaisbudjetti
- rahoittajat ja rahoitusosuudet
- Vantaan kaupungin osuus budjetista
- projektin henkilöresurssien tarve
- projektipäällikön nimi
- projektin omistajan nimi
- projektiryhmän koko
- projektin ohjausryhmän koko

Esitetyillä menettelytavoilla saavutetaan seuraavia etuja:
- saadaan kokonaisnäkemys käynnissä olevista hankkeista
- luottamushenkilöt voivat vaikuttaa aiemmin aloitettaviin hankkeisiin
- luottamushenkilöt sitoutuvat hyväksynnällään projektin seurantaan ja ottavat myös vastuun hankkeen tavoitteiden toteutumisessa
- projektipäälliköllä, projektiryhmällä ja projektin ohjausryhmällä on yhteinen näkemys projektin tavoitteesta, aikataulusta, budjetista ja vastuista
- saadaan uusien projektien suunnitteluun hyvää pohjatietoa
- saavutetaan kustannussäästöjä tarkemmalla valvonnalla
- erotetaan jatkuvat prosessit ainutkertaisista projekteista
- motivoidaan henkilöstöä kehittyvään, ammattimaiseen projektitoimintaan

Timo Uppala
Kaupunginvaltuutettu (PS)